Notion và Capacities đều là hai công cụ quản lý tri thức cá nhân (PKM – Personal Knowledge Management) hàng đầu hiện nay. Mỗi nền tảng mang đến một cách tiếp cận khác biệt trong việc quản lý và sắp xếp thông tin. Sau khi chứng kiến sự phổ biến rộng rãi của chúng trong cộng đồng những người đam mê năng suất, tôi quyết định đưa cả hai nền tảng vào một thử nghiệm đối đầu kéo dài một tháng, di chuyển toàn bộ dữ liệu của mình sang cả hai ứng dụng. Mục tiêu là tìm hiểu xem liệu Capacities có thực sự là một lựa chọn thay thế hấp dẫn, hay sự thống trị đã được khẳng định của Notion sẽ tiếp tục. Đây không chỉ là một bài so sánh tính năng đơn thuần mà là những quan sát cá nhân dựa trên trải nghiệm thực tế sau khi sử dụng chuyên sâu từng công cụ.
Capacities: Ưu thế vượt trội trong nhật ký hàng ngày
Capacities được thiết kế với “ghi chú hàng ngày” (daily notes) là một khối xây dựng cơ bản, mang lại trải nghiệm mượt mà và tích hợp ngay từ đầu. Tại đây, mỗi ngày tự động có một trang riêng biệt mà bạn không cần phải tạo hay cấu hình thủ công. Ngoài ra, Capacities còn cung cấp một chế độ xem lịch tiện lợi, cho phép bạn di chuyển giữa các mục nhập chỉ bằng một cú nhấp chuột.
Vì mọi thứ trong Capacities đều được xử lý như một “đối tượng” (object) và dễ dàng liên kết, các mục trong ghi chú hàng ngày của bạn có thể kết nối liền mạch với các dự án, người, thẻ (tags) hoặc bất kỳ thông tin liên quan nào khác trong biểu đồ tri thức của bạn. Với Notion, bạn cần phải dựa vào các mẫu (templates), cơ sở dữ liệu (databases) hay widget để tạo nhật ký số một cách thủ công.
Giao diện chính và trang nhật ký hàng ngày tích hợp trong Capacities
Notion: Thư viện mẫu phong phú và tiện lợi
Thư viện mẫu phong phú của Notion là một lợi thế đáng kể và là yếu tố tiết kiệm thời gian khổng lồ cho người dùng ở mọi cấp độ. Thay vì bắt đầu từ một trang trắng và phải tự xây dựng cấu trúc cũng như thiết kế, bạn có thể chọn các mẫu được thiết kế chuyên nghiệp và hoàn thành một trang trong thời gian ngắn.
Dù bạn cần quản lý dự án, ghi chú cuộc họp, hồ sơ ứng tuyển, theo dõi khách hàng hay thậm chí là theo dõi thói quen, Notion đều có vô số mẫu để bạn bắt đầu ngay lập tức. Đây là một điểm mà Capacities còn cần phải nỗ lực rất nhiều để bắt kịp.
Capacities: Quản lý thông tin đa dạng theo hướng đối tượng
Sau khi dành khá nhiều thời gian với cả Notion và Capacities, tôi phải thừa nhận rằng cách Capacities xử lý các loại thông tin khác nhau thực sự phù hợp với cách não bộ của tôi sắp xếp mọi thứ hơn. Cách tiếp cận theo định hướng đối tượng (object-oriented) của nó mang lại cảm giác tự nhiên hơn.
Notion yêu cầu nhiều nỗ lực hơn trong việc cấu trúc mọi thứ một cách logic. Mặc dù tôi đã xây dựng nhiều hệ thống phức tạp trong Notion, nhưng đôi khi có cảm giác như tôi phải liên tục duy trì kiến trúc của chúng.
Với Capacities thì khác biệt. Việc tập trung vào việc coi mọi thứ là một đối tượng – dù đó là một người, một dự án, một cuốn sách, một ý tưởng hay một ghi chú hàng ngày – và sau đó dễ dàng liên kết các đối tượng này lại với nhau mang lại cảm giác trực quan hơn. Chẳng hạn, nếu tôi ghi chú về một cuốn sách trong Capacities, tôi có thể dễ dàng liên kết tác giả (cũng là một đối tượng khác) và các khái niệm chính (cũng là đối tượng). Sau đó, tôi có thể kiểm tra mối quan hệ giữa các ghi chú đó từ chế độ xem đồ thị (graph view) chuyên dụng.
Cài đặt đối tượng (Object settings) trong Capacities, minh họa khả năng quản lý thông tin theo cấu trúc
Notion: Hệ thống cơ sở dữ liệu mạnh mẽ và linh hoạt
Notion cung cấp một hệ thống cơ sở dữ liệu linh hoạt và mạnh mẽ với hàng loạt tùy chọn xem đa dạng. Đây là lĩnh vực mà Notion thực sự tỏa sáng và mang lại mức độ linh hoạt mà nhiều người dùng đánh giá cao. Tôi có thể tạo một cơ sở dữ liệu và thêm các chế độ xem khác nhau như danh sách (list), bảng (board), lịch (calendar), thư viện (gallery), Gantt, v.v.
Tính linh hoạt trong việc trực quan hóa thông tin này là điều tôi chưa tìm thấy ở Capacities và nó vẫn là lý do chính khiến Notion tiếp tục là một phần trung tâm trong quy trình làm việc của tôi để quản lý các loại thông tin có cấu trúc hơn. Ví dụ, tôi có thể chuyển từ bảng Kanban sang chế độ xem lịch để kiểm tra thời hạn của mình, và thậm chí mở chế độ xem Gallery để kiểm tra các bản thiết kế mockup liên quan đến từng tác vụ.
Giao diện cơ sở dữ liệu (database) trong Notion với các tùy chọn xem linh hoạt như bảng, lịch, thư viện
Capacities: Chế độ ngoại tuyến và ứng dụng di động ưu việt
Một trong những hạn chế tôi gặp phải với Notion, đặc biệt là khi di chuyển hoặc ở những khu vực có internet không ổn định, là việc thiếu chế độ ngoại tuyến. Capacities khắc phục điều này vì nó hoạt động được ngay cả khi không có kết nối internet. Sau khi dữ liệu của tôi được đồng bộ hóa, tôi có thể tiếp tục truy cập và chỉnh sửa ghi chú, tạo nội dung mới và thậm chí liên kết các đối tượng mà không cần kết nối internet đang hoạt động. Những thay đổi tôi thực hiện sau đó sẽ tự động đồng bộ hóa trở lại đám mây ngay khi tôi trực tuyến.
Hơn nữa, các ứng dụng di động của Capacities (trên cả iOS và Android) mang lại cảm giác giống như các ứng dụng gốc hơn nhiều so với trải nghiệm di động của Notion. Ứng dụng di động của Notion đơn giản chỉ là các trình bao bọc web (web wrappers).
Thuộc tính đối tượng (Object properties) trong Capacities, minh họa khả năng làm việc ngoại tuyến và ứng dụng di động
Notion: Cộng tác thời gian thực và khả năng tự động hóa vượt trội
Notion có lợi thế đáng kể về khả năng cộng tác thời gian thực. Nhiều thành viên trong nhóm có thể cùng truy cập một trang hoặc cơ sở dữ liệu đồng thời và thực hiện chỉnh sửa theo thời gian thực. Notion cũng vượt trội hơn Capacities với tính năng tự động hóa. Chẳng hạn, tôi có thể kết nối cơ sở dữ liệu quản lý dự án của mình với một kênh Slack và nhận các cập nhật trực tiếp mỗi khi ai đó thay đổi trạng thái tác vụ. Khả năng tùy biến và mở rộng tại đây là vô tận.
Cài đặt tự động hóa (automation) trong Notion, giúp tối ưu quy trình làm việc và cộng tác nhóm hiệu quả
Lựa chọn “bộ não kỹ thuật số” của bạn
Sau một tháng sử dụng chuyên sâu, so sánh cách tiếp cận lấy cơ sở dữ liệu làm trung tâm linh hoạt của Notion với mạng lưới liên kết đối tượng của Capacities, tôi đã có kết luận rõ ràng. Trong khi Notion nổi bật ở khả năng cộng tác thời gian thực, thư viện mẫu phong phú và hệ thống cơ sở dữ liệu mạnh mẽ, thì Capacities lại chiếm ưu thế với chế độ ngoại tuyến, ứng dụng di động tốt hơn và mang lại cảm giác cá nhân hơn.
Công cụ lý tưởng không nhất thiết là công cụ có nhiều tính năng nhất, mà là công cụ phù hợp nhất với phong cách quản lý tri thức cá nhân của bạn và cách bạn xử lý, kết nối thông tin một cách tự nhiên. Mặc dù cả Notion và Capacities đều đáp ứng được các nhu cầu cơ bản và hơn thế nữa, nhưng chúng vẫn còn thiếu sót ở khía cạnh quyền riêng tư. Hãy tìm hiểu thêm về các công cụ PKM hàng đầu mang lại bảo mật tối đa nếu đây là ưu tiên hàng đầu của bạn. Bạn đã thử công cụ nào trong số này? Hãy chia sẻ kinh nghiệm của bạn trong phần bình luận bên dưới!
