Với vai trò là một người mới trong lĩnh vực tự động hóa, tôi từng nghĩ rằng đây là một khái niệm phức tạp, chỉ dành cho các chuyên gia công nghệ hay những doanh nghiệp lớn. Mặc dù đã thử nghiệm một vài tác vụ nhỏ với IFTTT trên điện thoại, nhưng nhìn chung, tôi đã lãng phí rất nhiều thời gian vào những công việc thủ công mà không nhận ra rằng chúng có thể được tự động hóa chỉ trong vài phút. Gần đây, tôi quyết định cho mình một cơ hội để khám phá sâu hơn, và sau khi tìm hiểu qua các diễn đàn công nghệ và lời khuyên từ những người bạn am hiểu, n8n nổi lên như một lựa chọn hàng đầu, khiến tôi hoàn toàn bị thuyết phục bởi khả năng và sự dễ dùng của nó.
n8n là một nền tảng tự động hóa mạnh mẽ cho phép bạn thiết kế các luồng công việc (workflows) để thực hiện các tác vụ định sẵn trên nhiều ứng dụng khác nhau. Với việc liên tục cập nhật các tính năng mới, bao gồm cả tích hợp AI Agent bản địa, n8n đã thực sự thay đổi cách tôi tiếp cận công việc và quản lý thời gian.
Lý do n8n trở thành công cụ tự động hóa không thể thiếu
Mã nguồn mở và khả năng tự lưu trữ dữ liệu (Self-host)
Một trong những điểm hấp dẫn nhất của n8n chính là tính chất mã nguồn mở và khả năng tự lưu trữ (self-host). Điều này có nghĩa là tôi có thể cài đặt và chạy n8n miễn phí trên máy tính hoặc máy chủ cá nhân của mình, đảm bảo dữ liệu luôn được kiểm soát hoàn toàn. Giao diện xây dựng luồng công việc trực quan của n8n thực sự rất ấn tượng. Bạn chỉ cần kéo và thả các khối chức năng (gọi là “nodes”) cho Gmail, Notion, Google Analytics, các nền tảng quảng cáo, mạng xã hội và nhiều ứng dụng khác, sau đó kết nối chúng để tạo ra các quy trình tự động hóa. Nếu cần tùy chỉnh sâu hơn, bạn có thể dễ dàng chuyển sang chế độ “code node” và viết mã JavaScript hoặc Python để đạt được kết quả mong muốn.
Giao diện n8n đang hoạt động trên hệ thống Proxmox, minh họa khả năng tự host và kiểm soát dữ liệu của nền tảng tự động hóa mã nguồn mở này
Ví dụ, tôi đã kết nối biểu mẫu liên hệ trên website của mình (thông qua webhook) với n8n. Nhờ đó, mỗi yêu cầu mới từ khách hàng sẽ tự động tạo một nhiệm vụ (task) trong cơ sở dữ liệu Notion của tôi. Khi lọc các câu trả lời từ biểu mẫu, tôi đã thêm một đoạn mã JavaScript nhỏ để định dạng ngày tháng theo đúng yêu cầu, giúp tiết kiệm đáng kể thời gian thao tác thủ công.
Bên cạnh đó, n8n cung cấp các node tích hợp cho hầu hết mọi công cụ mà một chuyên gia có thể sử dụng. Từ các dịch vụ email phổ biến như Gmail và Outlook, cho đến Notion để tổ chức thông tin, Google Sheets cho cơ sở dữ liệu đơn giản, Slack hoặc Discord để trò chuyện, và thậm chí cả các bộ xử lý Markdown, RSS feeds, hay webhooks. Tôi thực sự ngạc nhiên khi thấy các ứng dụng quen thuộc của mình đều đã được n8n hỗ trợ.
Khám phá tiềm năng vô hạn của tự động hóa với n8n
Vô vàn kịch bản ứng dụng trong công việc và cuộc sống
Khả năng tự động hóa với n8n là vô tận. Chẳng hạn, tôi theo dõi một số bảng tin tuyển dụng freelance có hỗ trợ RSS feeds. Tôi đã thiết lập node RSS Feed của n8n để kiểm tra các bảng tin này mỗi sáng. Sau đó, tôi thêm một bộ lọc để chỉ nhận những tin tức có chứa từ khóa ưu tiên của tôi, chẳng hạn như “remote”. Nếu có một công việc mới phù hợp, n8n sẽ tự động gửi email thông báo chi tiết cho tôi.
Một quy trình tự động hóa cực kỳ hữu ích khác là theo dõi chi tiêu cá nhân. Bạn có thể sử dụng các tích hợp của n8n để tự động lấy biên lai từ email và lưu trữ chúng vào Notion, Excel, Google Sheets, Firefly III hoặc các ứng dụng quản lý tài chính khác. Bạn cũng có thể thêm tích hợp Telegram, Discord hoặc Slack để nhận thông báo về mọi giao dịch vào và ra khỏi tài khoản của mình.
Màn hình tài khoản n8n hiển thị các tích hợp với NocoDB và Notion, cho thấy khả năng kết nối và tự động hóa đa dạng các ứng dụng
n8n cũng có thể hỗ trợ tự động hóa việc đăng bài trên mạng xã hội. Thay vì phải đăng nội dung thủ công lên nhiều nền tảng khác nhau, một luồng công việc có thể được thiết lập để lấy nội dung từ Google Sheet hoặc hệ thống quản lý nội dung (CMS), định dạng lại cho từng nền tảng, và tự động xuất bản. Điều này có thể được thực hiện bằng cách kết nối trực tiếp với các API của các nền tảng mạng xã hội.
Những điều ước biết sớm hơn về n8n
Dễ sử dụng hơn bạn nghĩ rất nhiều
Trước đây, tôi từng nghĩ tự động hóa là quá phức tạp hoặc chỉ dành cho các công ty công nghệ lớn, và tôi không đủ “chuyên môn kỹ thuật” để làm được điều đó. Nhưng n8n đã chứng minh điều ngược lại, với một đường cong học tập dễ chịu hơn nhiều so với dự kiến. Giao diện trực quan của nó hướng dẫn bạn xây dựng luồng công việc từng bước một, và có rất nhiều mẫu (templates) cũng như ví dụ có sẵn trực tuyến.
Thực tế, tôi đã tìm thấy các mẫu cho hầu hết mọi tác vụ mà tôi cần tự động hóa. Mặc dù nhiều mẫu luồng công việc do cộng đồng tạo ra chủ yếu hướng đến các doanh nghiệp và nền tảng CRM, nhưng vẫn có vô số cách để áp dụng chúng vào cuộc sống hàng ngày của bạn.
Bạn có thể bắt đầu với một luồng công việc nhỏ và nhận thấy lợi ích ngay lập tức. Chỉ trong tuần đầu tiên, tôi đã tiết kiệm được một giờ nhờ tự động hóa biểu mẫu thu thập khách hàng tiềm năng và các cảnh báo email. Nếu gặp khó khăn, có rất nhiều hướng dẫn cộng đồng và các luồng làm việc được tạo sẵn trong tài liệu và diễn đàn của n8n.
Tôi cũng từng thử Zapier, nhưng n8n phù hợp hơn với tôi vì nó cung cấp sự linh hoạt cao hơn và cho phép tự lưu trữ. Tất nhiên, n8n cũng có những điểm đặc biệt của riêng nó, mà bạn chỉ nhận ra sau khi dành thời gian tìm hiểu và tìm kiếm giải pháp trên các diễn đàn cộng đồng. Điều duy nhất tôi không khuyến nghị là dịch vụ Cloud của họ. Phiên bản này có vẻ nhiều lỗi và kém ổn định hơn so với phiên bản tự host của tôi, với nhiều trường hợp bị quá thời gian, có thể do giới hạn tài nguyên chia sẻ. Dù vậy, tôi vẫn sẽ giới thiệu n8n cho bất kỳ ai đang tìm kiếm một giải pháp thay thế Zapier mã nguồn mở, chi phí thấp.
Tự động hóa là chìa khóa tiết kiệm thời gian hiệu quả
n8n thực sự tỏa sáng khi tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại. Và giờ đây, khi AI đang trở thành xu hướng, bạn thậm chí có thể tạo ra các quy trình tự động hóa dựa trên AI cho rất nhiều công việc.
Nhìn chung, n8n là một công cụ đáng để khám phá nếu bạn muốn tối ưu hóa công việc, tiết kiệm thời gian và tăng năng suất. Dù bạn là người mới hay đã có kinh nghiệm, khả năng tùy chỉnh và cộng đồng hỗ trợ của n8n sẽ giúp bạn dễ dàng bắt đầu hành trình tự động hóa của mình. Hãy bắt đầu ngay hôm nay để trải nghiệm sự khác biệt!
Tài liệu tham khảo
- Những tự động hóa thú vị bạn có thể thực hiện với n8n
- 5 tự động hóa Home Assistant giúp cuộc sống dễ dàng hơn mà không cần thêm phần cứng
- Bốn tự động hóa n8n không thể thiếu cho Home Lab của bạn
