Microsoft Excel thường được ví von là “cánh tay phải” đắc lực của giới kế toán, ẩn mình trong bóng tối với những con số khô khan. Tuy nhiên, tiềm năng của nó vượt xa việc chỉ tính toán tài chính. Với vai trò là một người yêu thích công nghệ và thường xuyên tìm kiếm các công cụ quản lý dữ liệu trực quan như bảng Kanban trên Trello cho các dự án và sở thích cá nhân, tôi từng có chút ngần ngại với Excel. Nhưng, sự “bùng nổ” của niềm đam mê gần đây đã khiến tôi phải nhìn nhận lại ác cảm của mình đối với phần mềm bảng tính này.
Thực tế, hầu hết các ứng dụng quản lý sở thích trên thị trường đều chỉ tập trung vào việc theo dõi chi tiêu, như thể việc lập ngân sách là tất cả những gì một thú vui đòi hỏi. Ngược lại, Excel không hề phân biệt đối xử giữa người dùng, cung cấp cùng một bộ công cụ toàn diện cho một người theo đuổi sở thích cá nhân như một kế toán viên chuyên nghiệp. Trải nghiệm của tôi khi thử dùng Excel để theo dõi các thú vui cá nhân không chỉ là một chuyến du hành về quá khứ; tôi đã đánh giá thấp một cách trầm trọng khả năng tùy chỉnh và tính chi tiết mà những bảng tính này mang lại.
5 Cách Excel Thay Đổi Cách Bạn Quản Lý Sở Thích
1. Theo dõi tài nguyên học hỏi và nâng cao kỹ năng
Nhiều sở thích mang tính giải trí và thư giãn, nhưng không ít người trong cộng đồng công nghệ, đặc biệt là tại huongdanthuthuat.com, luôn có khát khao cháy bỏng được sống trên đỉnh cao của những gì công nghệ có thể mang lại. Vì vậy, chúng tôi thử nghiệm in 3D, tìm tòi với các container và thủ thuật máy chủ mới nhất cho phòng thí nghiệm tại nhà – những nỗ lực đòi hỏi quá trình học hỏi không ngừng và luôn cập nhật nhịp đập của ngành. Theo kinh nghiệm của tôi, phần lớn kiến thức này đến từ các tài nguyên trực tuyến, đó là lý do tại sao sự “ra đi” của Pocket từng khiến tôi rất buồn. Việc để lại các tab trình duyệt mở để xem lại sau này chỉ là một cách chắc chắn để quên béng chúng hoặc làm “chết” RAM của bạn, tùy thuộc vào cấu hình phần cứng đang chạy.
Thiết bị Remarkable 2 hiển thị văn bản viết tay được chuyển đổi thành văn bản đánh máy, minh họa việc quản lý ghi chú và tài nguyên học tập hiệu quả.
Tôi đã phát hiện ra Excel là một công cụ thay thế tuyệt vời cho Pocket, với nhiều tính năng thông minh hơn nữa. Với mỗi sở thích mà tôi theo đuổi, tôi tạo một trang tính riêng trong tệp Excel với một mẫu để ghi lại các tài nguyên học tập mà tôi tìm thấy và dự định tiêu thụ hoặc xem lại. Điều này có vẻ tốn công, nhưng khái niệm này không quá khác biệt so với một danh sách đọc thủ công. Hơn nữa, tôi ưu tiên tạo danh sách phát trên YouTube hoặc các bộ sưu tập trong ứng dụng nếu có thể, và liên kết trực tiếp đến bộ sưu tập đó trong Excel để giảm bớt gánh nặng.
Trong Excel, tôi có một cột cho mọi thứ cần lọc hoặc sắp xếp tài nguyên theo – kỹ năng, loại tài nguyên, ngày bắt đầu, ngày hoàn thành, phần trăm hoàn thành và xếp hạng (nếu có). Bằng cách này, tôi có thể dễ dàng tìm thấy bài giảng khoa học vật liệu dài cả tiếng mà tôi muốn hoàn thành trước khi bắt đầu một chủ đề khác. Nếu bạn thích sử dụng NotebookLM cho các sở thích của mình, bạn có thể tạo một sổ riêng cho từng sở thích và sau đó ghi chú chuyên biệt cho mỗi video bạn xem, để tiết kiệm thời gian và công sức khi xem lại chủ đề đó.
2. Quản lý sự kiện cho các buổi gặp gỡ sở thích
Thông qua việc theo đuổi nhiều sở thích khác nhau, chúng ta gặp gỡ những người mới và xây dựng các mối quan hệ mới, và việc gặp gỡ trực tiếp mang lại những lợi ích không thể phủ nhận. Qua các buổi gặp gỡ cộng đồng địa phương, tôi đã có cơ hội thử những chiếc bàn phím cơ vượt xa khả năng tài chính của mình, những cây bút máy từ các quốc gia khác, và thậm chí cả những chiếc máy chơi game mà tôi không sở hữu. Tuy nhiên, những sự kiện này đòi hỏi kế hoạch đáng kể để thực hiện thoải mái. Lập kế hoạch một sự kiện trong Excel dễ dàng hơn bạn tưởng.
Giao diện bảng tính Excel chuyên nghiệp, minh họa khả năng lập kế hoạch và quản lý sự kiện chi tiết.
Các ứng dụng thực tế của Excel trong quản lý sự kiện rất đa dạng, từ việc lập ngân sách cho cuộc họp và lên kế hoạch túi quà cho người tham dự, đến việc tính toán số lượng người tham dự và phân công trách nhiệm chính cho các tình nguyện viên liên quan đến sự kiện. Tùy thuộc vào quy mô, một bảng tính đơn giản cũng có thể giúp lập danh sách khách mời với thông tin liên hệ quan trọng, chẳng hạn như liên hệ khẩn cấp, nếu bạn dự đoán có trẻ em tham dự một buổi gặp mặt của những người yêu thích giải đố.
3. Lập ngân sách, kế hoạch mua sắm và bảo trì đồ dùng
Trong hầu hết các sở thích, bao gồm cả những sở thích có rào cản gia nhập bất ngờ phải chăng, như thư pháp, bạn sẽ thấy rằng không có giới hạn trên. Bạn có thể học hỏi và thành thạo nghề, nhưng bạn cũng có thể “khánh kiệt” mà không học được gì. Một số sở thích của tôi, như nhiếp ảnh, đã dạy tôi những bài học vô giá về sự kiềm chế tài chính, và giờ đây tôi sử dụng Excel cho cái mà tôi gọi là “kế toán sở thích”. Cái tên đã tự giải thích – các trang tính Excel giúp tôi theo dõi ngân sách hàng tháng, thời gian tôi đã chờ đợi để mua một món đồ cụ thể, và khi nào tôi cần bảo dưỡng hoặc vệ sinh những món đồ mình đã sở hữu.
Bảng tính Excel hiển thị danh sách ống kính máy ảnh với thông tin so sánh giá, minh họa việc lập ngân sách mua sắm hiệu quả.
Đây có lẽ là điểm mà Excel thực sự “xuất sắc”. Phần mềm này được xây dựng để quản lý dữ liệu số, và việc sử dụng nó để phân bổ ngân sách sở thích hàng tháng là vô giá. Đúng vậy, có một số ứng dụng quản lý tài chính cá nhân và tài sản cung cấp các tính năng tương tự, nhưng phạm vi của chúng bị giới hạn ở khía cạnh tài chính của sở thích. Với Excel, tôi có thể tìm ra món đồ đắt nhất mình mua trong năm, liên kết nó với tần suất tôi đã sử dụng, và thậm chí có thể xác định một mức giá bán hợp lý cho nó nếu tôi có quá nhiều món đồ tương tự.
Ví dụ, mực bút máy là một “lỗ đen” không đáy, và tôi phải thừa nhận mình có nhiều mực xanh hơn mức cần thiết. Sau khi lấy một mẫu để tham khảo trong tương lai, cơ sở dữ liệu mực của tôi trên Excel cho tôi biết tôi đã mua mực với giá bao nhiêu, giá mỗi ml, ngày mua và các thuộc tính khác giúp xác định giá bán hợp lý cho người tiếp theo. Điều ngược lại cũng đúng, đó là Excel cung cấp thông tin tổng quan về tất cả các loại mực tôi có, được nhóm theo màu và lọc theo các thuộc tính mong muốn, chẳng hạn như khả năng chống nước, để xác định xem tôi có thực sự cần một chai khác hay không. Tôi cũng có thể sắp xếp theo số lượng còn lại để tìm các màu cần bổ sung. Nếu không phải cho mực bút máy, thật dễ dàng để ngoại suy một bảng như vậy để quản lý nhựa hoặc sợi in 3D chẳng hạn.
4. Quản lý kho đồ và bộ sưu tập cá nhân
Nếu bạn là một người yêu sách hoặc một nhà sưu tập tiền tệ quốc tế hay tem thư, việc mất dấu những gì đã có trong bộ sưu tập có lẽ đã xảy ra nhiều hơn một lần. Excel giúp bạn sắp xếp tiền tệ theo mệnh giá, quốc gia xuất xứ, số lượng và năm đúc, từ đó đảm bảo bạn không bao giờ vô tình mua phải những món trùng lặp tại buổi bán đồ cũ địa phương. Hơn nữa, Excel cung cấp tính năng xác thực dữ liệu tiện lợi cho các khía cạnh như tình trạng của món đồ, có thể là một danh sách thả xuống giúp tôi tiết kiệm thời gian khi thêm những thứ mới vào bộ sưu tập. Định dạng có điều kiện (Conditional formatting) còn giúp dễ dàng xác định những món đồ có tình trạng tệ nhất và tốt nhất nếu chúng được phối màu.
Bảng tính Excel chi tiết quản lý bộ sưu tập mực bút máy, minh họa tính năng kiểm kê đồ dùng cá nhân.
Tôi cũng thích sử dụng Excel như một cơ sở dữ liệu tập trung để ghi chú về câu chuyện nguồn gốc của các món đồ sưu tầm, hoặc về các thuộc tính độc đáo của các món đồ chức năng như bút và sợi in, mà tôi có thể quên sau vài năm sử dụng. Khi tôi lưu trữ hình ảnh và thông tin khác về các món đồ sưu tầm của mình trực tuyến, hoặc biết về một kho lưu trữ công khai dữ liệu như vậy, tôi dành một cột cho các liên kết web. Bằng cách này, tôi có các liên kết đến Pokédex cho tất cả các thẻ Pokémon mà tôi đã sưu tầm, và thông tin được cộng đồng quản lý về độ hiếm và giá trị của chúng, mà không làm lộn xộn trang tính Excel của riêng tôi.
Tôi chưa dám làm điều đó, nhưng việc định giá toàn bộ bộ sưu tập của bạn dựa trên giá mua sẽ được đơn giản hóa ngay lập tức khi cơ sở dữ liệu nằm trong Excel. Dễ hiểu, giá mua ít có ý nghĩa nếu bạn đã trải dài các khoản thanh toán trong nhiều năm mua sắm, hoặc nếu bạn định thanh lý và bán theo giá thị trường hiện tại, nhưng các tích hợp AI lấy dữ liệu từ web có thể khắc phục điều đó trong tích tắc. Quản lý kho đồ dễ dàng trở thành cách hữu ích nhất mà Excel giúp ích cho những người có sở thích như tôi. Công việc duy nhất còn lại là cập nhật trang tính.
5. Theo dõi các dự án và công trình đang thực hiện
Một phần nhỏ các tính năng quản lý kho đồ mà Excel cung cấp cho những người có sở thích có thể giúp dễ dàng hoàn thành các dự án, đặc biệt nếu bạn có nhiều dự án đồng thời. Tôi thấy việc theo dõi tiến độ này đặc biệt hữu ích cho các dự án bàn phím cơ, vốn cần các bộ phận được lấy từ nhiều nhà cung cấp với thời gian giao hàng khác nhau. Vì vậy, tôi thường dành mỗi dự án một trang tính mới trong tệp Excel, và một thùng chứa linh kiện mới để thu thập tất cả các lô hàng đến cho đến khi mọi thứ đã sẵn sàng để bắt đầu lắp ráp. Tôi cũng sử dụng các danh sách thả xuống và biểu đồ tròn để có thông tin tổng quan về mức độ gần hoàn thành của dự án.
Excel cũng giúp xác định những thứ trong danh mục vật liệu mà tôi có thể đã có sẵn. Điều này rất tuyệt vời vì tôi có thể liên kết trực tiếp đến các ô tương ứng trong trang tính “Kho đồ” để đảm bảo tôi có đủ số lượng. Giống như tất cả các dự án thương mại, các tính năng lập ngân sách mà tôi đã đề cập trước đó cho phép tôi ước tính chi phí và định lượng các khoản vượt ngân sách. Tôi không sử dụng tính năng ưu tiên nhiều, nhưng nó có thể giúp một số người có sở thích gán mức độ ưu tiên hoặc hữu ích cho các dự án đang thực hiện để đẩy nhanh tiến độ hoàn thành, đặc biệt nếu Excel cũng được sử dụng để đánh dấu các bước quan trọng trên đường đi. Các công thức đơn giản như công thức dưới đây có thể cho bạn biết dự án của bạn có đúng tiến độ hay không hoặc đang vượt quá ngày hoàn thành đã định.
=IF(TODAY()>C2,"Overdue","On Track")Nếu các sở thích của bạn yêu cầu bảo dưỡng thiết bị thường xuyên, như thiết bị thể thao và đồ dùng ngoài trời, có một khía cạnh ẩn khác mà Excel tỏa sáng. Bằng cách sử dụng sự kết hợp của định dạng có điều kiện và các ô chứa ngày, bạn có thể thiết lập lịch trình bảo dưỡng định kỳ cho các thiết bị quan trọng như dây thừng, dây đai, cáp, đầu nối và các thiết bị đặc thù khác của sở thích. Chỉ cần một cái nhìn nhanh vào kho đồ của bạn trước khi bạn lên kế hoạch cho một dự án hoặc hoạt động sẽ cho thấy thiết bị nào sẵn sàng để sử dụng và thiết bị nào cần được kiểm tra trước.
Duy trì niềm đam mê của bạn
Google Sheets và các giải pháp thay thế khác có thể tiện lợi, nhưng Excel vẫn là một trong những công cụ quản lý dữ liệu ngoại tuyến tốt nhất cho quy mô của hầu hết các sở thích. Đúng vậy, tôi đồng ý, nỗ lực ban đầu để sàng lọc các vật dụng vật lý của bạn để số hóa kho đồ sẽ là một nhiệm vụ khổng lồ. Tuy nhiên, tôi khuyến khích bạn thử sử dụng Excel để quản lý sở thích tiếp theo mà bạn thực hiện. Điều đó có thể thuyết phục bạn đủ để nhập tất cả những mục đã quá hạn, giống như tôi đã làm. Hãy chia sẻ ý kiến của bạn về cách Excel đã giúp ích cho những sở thích của bạn nhé!
