Excel, đối với nhiều người, có thể là một công cụ đáng sợ. Tôi không nói về việc tạo một bảng tính cơ bản hay định dạng ô đơn giản. Tôi đang đề cập đến việc sử dụng Excel như một công cụ phân tích dữ liệu chuyên nghiệp – nơi bạn được yêu cầu sử dụng các công thức phức tạp, tự mình tìm ra xu hướng và xây dựng thứ gì đó thực sự có ý nghĩa. Đó là một khối lượng công việc khổng lồ, và thành thật mà nói, tôi chưa bao giờ là người hâm mộ việc đó.
Tuy nhiên, đây lại là điều tôi không thể tránh khỏi. Dù là cho một dự án đại học hay công việc, Excel luôn tìm cách len lỏi vào quy trình làm việc của tôi. Vì vậy, thay vì né tránh hoàn toàn, tôi quyết định tìm kiếm sự trợ giúp: NotebookLM. Cho đến nay, NotebookLM là công cụ AI yêu thích của tôi và nó thực sự đã thuyết phục tôi rằng AI có thể là một yếu tố thay đổi cuộc chơi về năng suất. Gần đây, tôi nhận ra rằng việc sử dụng NotebookLM một mình đã có những thế mạnh nhất định, nhưng khi kết hợp nó với các công cụ như Excel, bạn có thể mở khóa một quy trình làm việc hoàn toàn mới, vượt trội hơn hẳn.
Tải Bảng Tính Excel Lên NotebookLM: Biến Hỗn Loạn Dữ Liệu Thành Thông Tin Rõ Ràng
Từ dữ liệu mơ hồ đến hiểu biết sâu sắc
NotebookLM không phải là một công cụ bảng tính, vì vậy tôi không thể thực sự sử dụng nó để “thay thế” Excel. Tôi vẫn cần tự mình thực hiện công việc tạo bảng tính, làm sạch dữ liệu và áp dụng các công thức. Vì vậy, tôi bắt đầu quá trình trong Excel như bình thường: tạo bảng tính mới, thêm dữ liệu và tổ chức chúng thành các bảng để dễ đọc hơn.
Điểm thay đổi trong quy trình của tôi hiện nay là những gì tôi làm sau khi bảng tính đã sẵn sàng. Thay vì dành hàng giờ cố gắng tự mình hiểu hết mọi thứ, tôi tải tệp lên NotebookLM và để nó giúp tôi phân tích, tìm kiếm các mẫu và hiểu dữ liệu nhanh hơn. Để minh họa cho bài viết này, tôi đã sử dụng một bảng tính mẫu từ file-examples.com, cụ thể là bảng tính ví dụ 5.000 hàng. Điều này là do các bảng tính tôi thường làm việc thường chứa dữ liệu nhạy cảm mà tôi không thể chia sẻ công khai.
Cách tải file Excel (PDF) lên NotebookLM để phân tích
Hiện tại, NotebookLM không chấp nhận trực tiếp các tệp .xlsx làm nguồn. Do đó, tôi xuất các bảng tính của mình dưới dạng PDF và tải chúng lên một sổ ghi chép NotebookLM hiện có hoặc mới. Nếu muốn, bạn cũng có thể tải tệp .xlsx lên dưới dạng .csv, .txt hoặc tài liệu Markdown.
NotebookLM Giúp Tóm Tắt Thông Tin và Phát Hiện Xu Hướng Dữ Liệu
Hiểu dữ liệu của bạn nhanh hơn
Như đã đề cập ở trên, tôi đang sử dụng một bảng tính ví dụ do thông tin bảo mật trong các bảng tính tôi thường sử dụng. Bảng tính ví dụ có 5.000 hàng, đây là một đại diện tốt cho loại bộ dữ liệu lớn mà tôi thường làm việc, và cũng là một khối lượng lớn để xử lý thủ công. Đây chính xác là loại bảng tính mà tôi muốn NotebookLM phân tích giúp mình, đơn giản vì nếu không sẽ tốn rất nhiều công sức thủ công.
Ngay sau khi bạn tải một nguồn lên sổ ghi chép NotebookLM, nó sẽ tóm tắt nội dung trong một đoạn văn ngay bên dưới tên của sổ ghi chép (tên này được tạo tự động dựa trên nội dung nguồn). Nó cũng tạo ra ba câu hỏi, mà tôi thấy là một điểm khởi đầu tốt để hiểu dữ liệu tốt hơn, đặc biệt khi tôi không chắc nên tập trung vào điều gì trước tiên. Ví dụ, đây là ba câu hỏi mà NotebookLM đã gợi ý cho bảng tính 5.000 hàng:
- Phân bố nhân khẩu học theo giới tính, tuổi tác và quốc gia là gì?
- Các xu hướng số học, chẳng hạn như ID, thay đổi như thế nào trong suốt tập dữ liệu?
- Những mẫu nào tồn tại trong các ngày đã ghi nhận cho các cá nhân trong các nguồn này?
Tôi quyết định hỏi NotebookLM cả ba câu hỏi, và các câu trả lời đều vô cùng hữu ích. Ví dụ, trong câu trả lời đầu tiên, nó chỉ ra rằng mặc dù bảng tính có 5.000 hàng, dữ liệu thực tế bao gồm 50 mục nhập duy nhất được lặp lại 100 lần. Sau đó, nó phân tích phân bố nhân khẩu học theo giới tính, tuổi tác và quốc gia, tính toán tuổi trung bình và thậm chí nhóm các cá nhân vào các độ tuổi khác nhau.
Tương tự, trong câu trả lời thứ hai, nó phân tích cách các ID được cấu trúc trong tập dữ liệu. Nó chỉ ra rằng hầu hết bảng tính tuân theo một mẫu ID tuần tự, tăng dần. Thú vị là, sau này trong tệp, NotebookLM nhận thấy một sự thay đổi: một tập hợp các ID không tuần tự, lặp lại không theo mẫu trước đó.
Cuối cùng, trong câu trả lời thứ ba, NotebookLM đã gắn cờ rằng tất cả các mục nhập đều được liên kết với chỉ ba ngày cụ thể lặp lại trong toàn bộ bảng: 15/10/2017, 16/08/2016 và 21/05/2015. Mỗi khi bạn đặt một truy vấn, ba câu hỏi tiếp theo sẽ xuất hiện, điều này có thể hữu ích khi bạn không chắc nên tìm hiểu điều gì tiếp theo. Tất nhiên, bạn có thể đặt bất kỳ câu hỏi nào bạn có về bảng tính đã tải lên và NotebookLM sẽ rút ra câu trả lời từ dữ liệu của bạn trong vài giây.
NotebookLM Có Thể Tạo Báo Cáo Chi Tiết Từ Tập Dữ Liệu
Báo cáo giúp tiết kiệm hàng giờ làm việc
Không có gì lạ khi được yêu cầu lập một báo cáo từ một bảng tính khổng lồ. Và dù bạn đã làm bao nhiêu lần đi chăng nữa, nó vẫn có thể khiến bạn choáng ngợp, đặc biệt là khi bạn nhìn chằm chằm vào hàng ngàn hàng dữ liệu dường như không có hồi kết. NotebookLM giúp quá trình đó trở nên dễ dàng hơn rất nhiều. Và mặc dù bạn không nhất thiết phải sao chép-dán báo cáo chính xác như nguyên bản (tôi cũng không khuyến nghị điều đó), nhưng nó là một điểm khởi đầu tuyệt vời giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian.
Báo cáo phân tích dữ liệu chi tiết được tạo bởi NotebookLM từ bảng tính Excel
Ví dụ, tôi đã yêu cầu NotebookLM tạo một báo cáo chuyên sâu về bộ dữ liệu, và báo cáo nó tạo ra bao gồm:
- Tổng quan và cấu trúc bộ dữ liệu
- Phân bố nhân khẩu học
- Xu hướng số học trong ID
- Các mẫu trong ngày ghi nhận
- Những hiểu biết tổng thể
Báo cáo bao gồm các ví dụ liên quan và có các trích dẫn trong suốt, giúp việc xác minh mọi thứ trở nên thực sự dễ dàng và nhanh chóng. Ngay cả khi tôi muốn điều chỉnh câu chữ hoặc cấu trúc sau này, việc có dàn ý ban đầu đồng nghĩa với việc tôi không phải bắt đầu từ đầu. Nó cho tôi một cái nhìn rõ ràng về những thông tin chi tiết nào đáng để làm nổi bật và giúp tôi tiết kiệm công sức đào sâu vào bảng tính thủ công để tìm ra xu hướng hoặc sự bất thường.
Độ Tin Cậy Của NotebookLM: Nơi Sự Chính Xác Là Trọng Tâm
Tin tưởng NotebookLM khi độ chính xác quan trọng
Đây không phải là lần đầu tiên tôi dùng đến các công cụ AI để hỗ trợ xử lý bảng tính. Tuy nhiên, mỗi khi tôi làm như vậy, tôi nhận thấy có những lúc câu trả lời cảm thấy hơi “sai”, như thể AI đang đoán hoặc lấy thông tin không thực sự tồn tại trong tệp. Đó luôn là mối lo ngại lớn nhất của tôi khi sử dụng AI cho bất kỳ thứ gì liên quan đến dữ liệu. Bây giờ, tôi sẽ không khẳng định rằng câu trả lời của NotebookLM sẽ luôn đúng 100%. Chính công cụ này cũng đề cập: “NotebookLM có thể không chính xác; vui lòng kiểm tra lại phản hồi của nó.”
Tính năng trích dẫn nguồn của NotebookLM giúp kiểm chứng độ chính xác của dữ liệu
Tuy nhiên, tôi đã sử dụng công cụ này từ trước khi nó được triển khai rộng rãi, và tôi không thể nhớ một lần nào nó cung cấp cho tôi một câu trả lời không chính xác. Phần tốt nhất của NotebookLM là nó giúp bạn dễ dàng xác minh thông tin mà nó cung cấp. Các trích dẫn luôn được hiển thị ngay bên cạnh mỗi phản hồi, vì vậy nếu bạn không chắc chắn về điều gì đó, bạn chỉ cần nhấp và chuyển thẳng đến nguồn. Điều đó cực kỳ hữu ích cho việc kiểm tra chéo các chi tiết mà không cần phải quét thủ công qua hàng ngàn hàng.
Excel và NotebookLM là một đội vững mạnh
Nếu bạn giống tôi và ý nghĩ về Excel và bảng tính khiến bạn “ác mộng”, bạn cần thử kết hợp nó với NotebookLM. Phiên bản miễn phí của nó đủ mạnh để xử lý các bộ dữ liệu lớn, vì vậy bạn thậm chí không cần phải trả bất kỳ khoản phí nào! Hãy khám phá cách công cụ AI này có thể thay đổi cách bạn tương tác với dữ liệu, biến những nhiệm vụ phức tạp nhất trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết. Chia sẻ trải nghiệm của bạn với chúng tôi trong phần bình luận nhé!
