Với cấu trúc linh hoạt, khả năng tự động hóa mạnh mẽ và kho dữ liệu phong phú, Notion đã trở thành một công cụ không thể thiếu cho vô số cá nhân và đội nhóm. Dù nhiều người chỉ sử dụng Notion cho các tác vụ ghi chú cơ bản hoặc quản lý dự án, nhưng sức mạnh thực sự của nó vẫn chưa được khai thác triệt để. Nếu bạn từng băn kho khoăn làm thế nào để thực sự nâng cao quy trình làm việc hay biến Notion thành một trợ thủ đắc lực cho nhu cầu riêng của mình, bạn đã đến đúng nơi.
Sau nhiều năm sử dụng, tôi rất hào hứng chia sẻ những cách độc đáo mà tôi đã tích hợp Notion vào quy trình làm việc hàng ngày. Điều này không chỉ giúp tôi sắp xếp công việc gọn gàng mà còn nâng cao năng suất và sự sáng tạo trong những lĩnh vực không ngờ tới. Hãy cùng chúng ta định hình lại những điều có thể thực hiện được với không gian làm việc yêu thích của bạn.
7. Theo Dõi Đăng Ký (Subscription Tracker) – Kiểm Soát Chi Tiêu Hiệu Quả
Luôn nắm rõ mọi khoản đăng ký đang hoạt động và không hoạt động
Một trong những cách sử dụng Notion mang tính đột phá nhất đối với tôi là làm công cụ theo dõi các khoản đăng ký cá nhân. Trước khi có thiết lập này, tôi thường xuyên mất dấu những dịch vụ mình đang trả tiền, thời điểm gia hạn và tiền của tôi thực sự đi đâu. Giờ đây, Notion là một trung tâm giúp tôi có được sự minh bạch và kiểm soát hoàn toàn.
Tôi đã tạo một cơ sở dữ liệu (database) mới và đặt tên là “Theo dõi Đăng ký”. Tôi thêm nhiều cột như Tên dịch vụ, Thể loại, Chi phí hàng tháng, Chi phí hàng năm, Tổng chi phí, Trạng thái, Phương thức thanh toán, Ngày gia hạn tiếp theo, Loại thanh toán, Ghi chú và Liên kết. Tôi có thể cài đặt thuộc tính “Chi phí hàng tháng” để tự động tính tổng ở cuối mỗi nhóm.
Khi cơ sở dữ liệu đã sẵn sàng, tôi thêm một biểu đồ để kiểm tra chi tiêu đăng ký của mình theo các danh mục như năng suất, giải trí, và nhiều hơn nữa. Tính năng này giúp tôi dễ dàng kiểm soát tài chính và đưa ra quyết định thông minh hơn về các dịch vụ mình đang sử dụng.
6. Thu Thập Dữ Liệu Với Biểu Mẫu Notion – Thay Thế Google Forms
Ai cần Google Forms khi đã có Notion?
Tùy chỉnh thuộc tính câu hỏi trong biểu mẫu Notion
Tính năng biểu mẫu (Notion forms) giúp việc thu thập thông tin trực tiếp vào các cơ sở dữ liệu Notion trở nên cực kỳ tinh gọn. Nó hoàn hảo cho mọi thứ từ các cuộc khảo sát nhanh, biểu mẫu phản hồi cho đến các yêu cầu nội bộ và đăng ký. Đúng như mong đợi, tính năng này giữ mọi thứ trong Notion và loại bỏ nhu cầu chuyển đổi giữa các ứng dụng.
Tôi có thể chỉ cần gõ /Form và bắt đầu tạo một biểu mẫu mới với tất cả các tùy chọn liên quan. Tôi có thể thêm các loại câu hỏi như văn bản, trắc nghiệm, ngày, người, tệp & đa phương tiện, số và ô kiểm. Ngay sau khi ai đó gửi biểu mẫu, một trang mới sẽ xuất hiện ngay lập tức trong cơ sở dữ liệu Notion được kết nối, với tất cả các câu trả lời được điền gọn gàng vào đúng các thuộc tính. Điều này tiết kiệm đáng kể thời gian nhập liệu và đảm bảo tính nhất quán của dữ liệu.
5. Lên Kế Hoạch Chuyến Đi – Du Lịch Chuyên Nghiệp Hơn
Biến Notion thành trợ thủ du lịch đắc lực
Một trong những ứng dụng yêu thích của tôi cho Notion là lên kế hoạch cho chuyến đi tiếp theo. Đã qua rồi cái thời các tab trình duyệt lộn xộn, những gợi ý nhà hàng bị lãng quên và hàng chục lượt tìm kiếm xác nhận đặt chỗ. Giờ đây, toàn bộ chuyến đi của tôi nằm gọn trong một trang Notion chuyên dụng.
Tôi đã tạo một trang chuyên biệt với các tiện ích (widget) như thời tiết và đếm ngược, đồng thời thêm một cơ sở dữ liệu lịch trình hoàn chỉnh với các chi tiết như tên địa điểm, loại hình, ngày, khu vực, đánh giá và nhiều hơn nữa. Ngoài ra, tôi còn thêm các mục hành động cần làm cũng như danh bạ khẩn cấp, thậm chí còn chèn một thư viện ảnh các nhà hàng yêu thích của mình kèm theo hình ảnh liên quan. Mọi thông tin cần thiết cho chuyến đi được tập trung tại một nơi duy nhất, giúp tôi du lịch một cách tự tin và chuyên nghiệp.
4. Theo Dõi Thói Quen Với Phân Tích Chuyên Sâu – Từ Bỏ App Tracking Khác
Tạm biệt các ứng dụng theo dõi thói quen truyền thống
Danh sách công việc hàng ngày trong Notion
Tôi đã thử nhiều ứng dụng và nhật ký giấy, nhưng sự linh hoạt của Notion cho phép tôi xây dựng một hệ thống thích ứng với thói quen đang phát triển của mình. Về cơ bản, công cụ theo dõi của tôi là một cơ sở dữ liệu đơn giản. Mỗi mục nhập trong cơ sở dữ liệu này đại diện cho một ngày duy nhất, với thuộc tính ngày làm mã định danh chính.
Đối với mỗi thói quen tôi muốn theo dõi, tôi tạo một thuộc tính ô kiểm (checkbox) riêng biệt. Vì vậy, khi mở một trang, tôi thấy một danh sách các ô kiểm, một cho mỗi thói quen. Tôi đã thêm một công thức để tính phần trăm tiến độ trong ngày dựa trên số lượng ô kiểm tôi đã đánh dấu so với tổng số thói quen. Điều này cung cấp cái nhìn trực quan về mức độ hoàn thành và giúp duy trì động lực.
3. Lập Kế Hoạch Cải Tạo Nhà Cửa – Nâng Tầm Thiết Kế Nội Thất
Đưa việc lập kế hoạch nội thất lên một tầm cao mới
Lập kế hoạch cải tạo nhà cửa với Notion
Lập kế hoạch cải tạo nhà cửa luôn là một quá trình phức tạp với nhiều yếu tố cần quản lý. Đây chính là lúc Notion trở thành trung tâm chỉ huy của tôi. Tôi bắt đầu với một trang chính mang tên “Trung Tâm Cải Tạo Nhà”. Đây không chỉ là một trang đơn giản; nó là một bảng điều khiển đầy đủ các cơ sở dữ liệu được liên kết, đại diện cho mọi khía cạnh của dự án.
Tôi có thể thêm cơ sở dữ liệu lộ trình dự án để theo dõi tiến độ, cơ sở dữ liệu nhà thầu và nhà cung cấp để quản lý thông tin liên hệ và hợp đồng, và một cơ sở dữ liệu thiết kế và cảm hứng liên kết đến các trang Pinterest yêu thích của tôi. Cuối cùng, một cơ sở dữ liệu nhật ký liên lạc đơn giản giúp tôi theo dõi mọi cuộc trò chuyện quan trọng với nhà thầu, nhà cung cấp và các thành viên trong gia đình. Sự tập trung này giúp tôi quản lý dự án một cách hiệu quả và giảm thiểu căng thẳng.
2. Xây Dựng Thư Viện Trò Chơi Điện Tử Cá Nhân – Quản Lý Game Yêu Thích
Dễ dàng theo dõi bộ sưu tập game của bạn
Thư viện trò chơi điện tử trong Notion với chế độ xem Gallery
Đây là một trong những thiết lập Notion yêu thích khác của tôi, đặc biệt dành cho những người đam mê game. Tôi đã tạo một trung tâm đa phương tiện chuyên dụng ngay trên trang Notion của mình. Nó bắt đầu với cơ sở dữ liệu “Đang chơi” được hiển thị dưới dạng chế độ xem Gallery (thư viện ảnh) để hiển thị các trò chơi tôi đang chơi hiện tại. Trang Notion tiếp tục với danh sách mong muốn của tôi, một cơ sở dữ liệu riêng dành cho các trò chơi với các thuộc tính như tên, xếp hạng, trạng thái (đang chơi, đã hoàn thành, danh sách mong muốn, v.v.), nhắc nhở, và nhiều thông tin khác. Khả năng tùy biến là vô tận với thiết lập này, cho phép bạn quản lý và khám phá bộ sưu tập game theo cách riêng của mình.
1. Đánh Giá Năm Kinh Doanh – Nhìn Lại & Đặt Mục Tiêu
Đánh giá hiệu suất kinh doanh của bạn như thế nào?
Đánh giá kinh doanh hàng năm trong Notion
Ngay sau khi kết thúc năm tài chính, tôi lại mở không gian làm việc Notion của mình và bắt đầu viết về cách năm kinh doanh của tôi diễn ra. Tôi đã thêm một số trang con như thành tựu đạt được, đánh giá hàng năm, thách thức đã đối mặt và mục tiêu kinh doanh cho năm tới. Tôi cũng ghi lại ba thành tựu hàng đầu của mình để giữ bản thân có động lực.
Phần yêu thích của tôi là mục “Bài Học Kinh Nghiệm”, nơi tôi tạo một danh sách các trang, trong đó mỗi trang chi tiết một bài học cụ thể, bao gồm điều gì đã xảy ra, tác động của nó và bài học rút ra cho năm tiếp theo. Tôi cũng liên kết trực tiếp với cơ sở dữ liệu khách hàng của mình để xem xét tỷ lệ khách hàng mới, tỷ lệ giữ chân khách hàng và phản hồi chính nhận được trong suốt cả năm. Đây là cách hiệu quả để phân tích, học hỏi và cải thiện liên tục cho hoạt động kinh doanh.
Mở Khóa Toàn Bộ Tiềm Năng Của Notion
Với những mẹo này, cá nhân tôi đã tận dụng Notion để biến đổi mọi thứ từ các công việc hàng ngày đến các mục tiêu dài hạn. Tôi cũng khuyến nghị bạn nên ghé thăm kho mẫu Notion (Notion templates) để tìm kiếm thêm nguồn cảm hứng. Nhưng một khi bạn đã có ý tưởng sáng tạo, hãy đảm bảo tùy chỉnh trang Notion để phù hợp với nhu cầu cụ thể của mình. Xét cho cùng, vẻ đẹp thực sự của Notion nằm ở khả năng thích ứng vô tận của nó. Vì vậy, đừng ngại thử nghiệm, kết hợp các ý tưởng và làm chủ Notion ngay lập tức.
Tài liệu tham khảo
- Cách tạo công cụ theo dõi đăng ký trong Notion
- Cách tôi lên kế hoạch cho chuyến đi mùa hè của mình trong Notion
- Tôi đã xây dựng công cụ theo dõi thói quen trong Notion để bạn không phải làm
- Bạn đang bỏ lỡ nếu chưa thử các mẫu Notion này
Biểu tượng Notion
