Trong bối cảnh Microsoft không ngừng đổi mới hệ sinh thái năng suất của mình, việc tái định vị Office thành “Microsoft 365 Copilot” gần đây đã tạo ra nhiều luồng ý kiến, với không ít người chỉ trích việc “gã khổng lồ phần mềm” đang biến các ứng dụng của mình thành “ứng dụng ưu tiên AI”. Tuy nhiên, bên cạnh những bước tiến mạnh mẽ về trí tuệ nhân tạo, Microsoft vẫn tiếp tục giới thiệu hàng loạt tính năng mới không liên quan đến AI, tập trung vào việc nâng cao hiệu suất làm việc thực tế cho người dùng. Mới đây, hãng công nghệ từ Redmond đã ra mắt hai tính năng mới đáng chú ý dành cho người dùng Microsoft 365 dưới dạng các “mini apps” (ứng dụng mini) mang tên People và File Search, hứa hẹn giúp bạn làm việc hiệu quả hơn ngay trên PC của mình.
Ứng dụng People mới của Microsoft 365: Kết nối đồng nghiệp hiệu quả hơn
Mặc dù được gọi là “mini app”, ứng dụng People mới được thiết kế đặc biệt để phục vụ những người dùng mong muốn truy cập, hiểu rõ và kết nối nhanh chóng với đồng nghiệp trong toàn bộ tổ chức mà không cần thu nhỏ màn hình làm việc hiện tại. Ứng dụng People cung cấp khả năng truy cập tức thì vào các thẻ hồ sơ (profile cards) và biểu đồ tổ chức (organizational charts), cho phép bạn nắm bắt thông tin quan trọng như vai trò, thông tin liên hệ và các chi tiết khác của đồng nghiệp.
Người dùng có thể dễ dàng gửi tin nhắn Teams nhanh chóng trực tiếp từ ứng dụng và tìm kiếm người theo nhiều tiêu chí khác nhau như tên, chức danh, phòng ban hoặc các dự án mà họ đang tham gia. Microsoft khuyến nghị nên ghim ứng dụng People này vào thanh tác vụ (taskbar) để truy cập nhanh, giúp việc kết nối và tương tác với các thành viên trong đội ngũ trở nên liền mạch và hiệu quả hơn bao giờ hết, góp phần duy trì sự tập trung vào công việc chính.
Giao diện ứng dụng People và File Search mới của Microsoft 365 trên Windows 11 giúp tăng năng suất làm việc
Ứng dụng File Search mới của Microsoft 365: Tìm và chia sẻ tệp nhanh chóng
Tương tự, ứng dụng File Search cũng là một công cụ thông minh được tạo ra để tối ưu hóa việc quản lý tài liệu. Nó cung cấp quyền truy cập vào tất cả các tệp Microsoft 365 của bạn, với các tệp được mở gần đây nhất hiển thị ngay trên trang chủ. Đối với những tệp cũ hơn hoặc khó tìm, bạn có thể dễ dàng sử dụng hộp tìm kiếm để nhập tên tệp. Điểm mạnh vượt trội của ứng dụng này là khả năng tìm kiếm tệp dựa trên nội dung bên trong chúng, cũng như áp dụng các bộ lọc theo loại tệp (ví dụ: Word, Excel, PowerPoint), giúp việc tìm kiếm chính xác trở nên dễ dàng ngay cả khi bạn không nhớ tên tệp cụ thể.
Ứng dụng File Search không chỉ giúp bạn nhanh chóng tìm thấy đúng tệp mà còn đảm bảo bạn gửi đúng tài liệu hoặc bản trình bày nhờ vào tính năng xem trước (preview). Tính năng này cho phép bạn xem một phần của tệp mà không cần mở toàn bộ, loại bỏ nguy cơ gửi nhầm thông tin hoặc lãng phí thời gian. Giống như ứng dụng People, Microsoft cũng đề xuất người dùng ghim ứng dụng File Search vào thanh tác vụ để có thể truy cập nhanh, từ đó tăng cường hiệu suất làm việc hàng ngày.
Điều kiện sử dụng và khả năng tiếp cận các ứng dụng mini này
Mặc dù mang lại nhiều lợi ích rõ rệt, hai ứng dụng People và File Search hiện tại vẫn có một số giới hạn về khả năng tiếp cận. Chúng chỉ khả dụng trên các thiết bị chạy Windows 11 và đã cài đặt các ứng dụng desktop của Microsoft 365. Hơn nữa, để có thể trải nghiệm các tính năng này ngay lúc này, người dùng cần thuộc một trong các phiên bản Microsoft 365 Enterprise hoặc Business. Hiện tại, chúng chỉ được cung cấp cho những người dùng tham gia chương trình Microsoft 365 Insiders thuộc kênh Beta. Điều này cho thấy Microsoft đang trong quá trình thử nghiệm và thu thập phản hồi trước khi phát hành rộng rãi hơn đến tất cả các đối tượng người dùng.
Với hai ứng dụng People và File Search, Microsoft tiếp tục khẳng định cam kết nâng cao năng suất làm việc cho người dùng Microsoft 365. Các công cụ này mang lại giải pháp hiệu quả cho việc kết nối thông tin nội bộ và quản lý tệp, giúp tiết kiệm thời gian và tối ưu hóa quy trình làm việc. Nếu bạn là người dùng Microsoft 365 Enterprise hoặc Business và đang tham gia chương trình Insiders Beta, đừng ngần ngại khám phá và trải nghiệm ngay những cải tiến này để tận hưởng lợi ích mà chúng mang lại trong công việc hàng ngày của bạn. Hãy chia sẻ ý kiến của bạn về những tính năng mới này và cách chúng đã thay đổi cách bạn làm việc!
