Trong hành trình không ngừng tìm kiếm các công cụ hỗ trợ quản lý tác vụ và tăng cường năng suất, tôi đã thử nghiệm hàng chục giải pháp “tất cả trong một” nhưng hiếm khi tìm thấy một công cụ thực sự phù hợp. Tuy nhiên, trong quá trình tự xây dựng hệ thống (self-hosting), tôi đã khám phá ra YouTrack – một công cụ mạnh mẽ và toàn diện, đáp ứng mọi kỳ vọng của tôi. YouTrack đã trở thành lựa chọn hàng đầu để tôi theo dõi mọi tác vụ hằng ngày và các dự án cá nhân. Công cụ năng suất mạnh mẽ này cung cấp một bộ tính năng đầy đủ, từ quản lý tác vụ trực quan, nhiều chế độ xem khác nhau, đến các bảng Agile và báo cáo chi tiết, tất cả đều trong một môi trường tự host.
Bảng điều khiển tùy chỉnh: Cái nhìn cá nhân hóa
Tạo giao diện cá nhân hóa
YouTrack nổi bật với tính linh hoạt của bảng điều khiển, một tính năng cực kỳ mạnh mẽ cho quy trình làm việc hằng ngày của tôi. Đây không phải là một hệ thống “một cỡ cho tất cả”, mà hoàn toàn là hệ thống của riêng tôi. Tôi có thể tùy chỉnh bảng điều khiển với nhiều widget khác nhau để hiển thị chính xác những gì cần thấy trong nháy mắt. Cho dù đó là phân tích các mục ưu tiên cao đến hạn trong tuần này, danh sách vấn đề, hay tổng quan nhanh về ghi chú dự án, tôi đều có thể cấu hình mọi thứ.
Bảng điều khiển YouTrack hiển thị tổng quan dự án và các widget tùy chỉnh
Mức độ cá nhân hóa này đảm bảo rằng khi tôi mở YouTrack, tôi không bị choáng ngợp bởi thông tin. Thay vào đó, ứng dụng hiển thị cài đặt được điều chỉnh riêng cho tôi, giúp bảng điều khiển thực sự phục vụ nhu cầu của tôi thay vì ngược lại.
Bảng Agile: Kanban linh hoạt cho mọi nhu cầu
Bảng Kanban quen thuộc
Mặc dù các bảng Kanban thường gắn liền với các nhóm phát triển lớn, tôi đã nhận thấy chúng cực kỳ mạnh mẽ để quản lý khối lượng công việc cá nhân và theo dõi các tác vụ hằng ngày. Chúng mang lại một biểu diễn trực quan tuyệt vời về tiến độ của tôi.
Giao diện bảng Kanban trong YouTrack với các cột trạng thái công việc chi tiết
Ví dụ, tôi đang làm việc cho một trang web khách hàng tên là ‘QWERTYBYTE’. Tôi nhanh chóng tạo một bảng Agile với các cột như Backlog, Develop, Review, Test, Staging và Done. Dưới mỗi cột, tôi đã thêm các tác vụ với các chi tiết liên quan. Tôi cũng rất thích sự linh hoạt mà các bảng này mang lại. Chẳng hạn, tôi có thể sử dụng thanh trượt phía trên để thay đổi kích thước thẻ và xem thêm thông tin trong nháy mắt. Bất cứ lúc nào, tôi có thể truy cập cài đặt bảng để thay đổi các cột và thực hiện các điều chỉnh cần thiết khác.
Thêm tác vụ chi tiết: Đa dạng tùy chọn để tối ưu
Nhiều tùy chọn để lựa chọn
Đây là điểm YouTrack thực sự tỏa sáng. Khi thêm một tác vụ, tôi có nhiều tùy chọn để lựa chọn. Đầu tiên là một phần ghi chú, nơi tôi có thể thêm mô tả chi tiết về tác vụ. Ví dụ, tôi đã thêm tác vụ ‘Tạo file Figma’ và cung cấp các hướng dẫn liên quan từ menu tiếp theo.
Tôi cũng có thể đặt mức độ ưu tiên (quan trọng nhất, nghiêm trọng, chính, bình thường hoặc nhỏ), tên người được giao, trạng thái Kanban và thời gian ước tính cho một tác vụ. Tính năng ước tính thời gian đặc biệt hữu ích cho kế hoạch cá nhân của tôi. Khi tạo một tác vụ như ‘Chuẩn bị báo cáo marketing Q3’, tôi sẽ ước tính thời gian tôi nghĩ sẽ mất (ví dụ: 8 giờ). Điều này giúp tôi dự báo khối lượng công việc trong ngày hoặc tuần và quản lý kỳ vọng. YouTrack cũng có tùy chọn để chèn tệp đính kèm. Tôi thường thêm các tệp cuộc họp khách hàng từ kho Obsidian của mình vào các tác vụ liên quan trong YouTrack.
Theo dõi thời gian: Nâng cao hiệu quả và trách nhiệm
Cải thiện ước tính cho các tác vụ tương lai
Tính năng Timesheets của YouTrack là một yếu tố tuyệt vời giúp nâng cao năng suất và kế hoạch cá nhân của tôi. Đây không chỉ là việc theo dõi thời gian vì mục đích đơn thuần, mà còn là việc hiểu rõ hơn về cách tôi thực sự sử dụng thời gian của mình, từ đó giúp tôi lập kế hoạch công việc tương lai hiệu quả hơn rất nhiều.
Màn hình Timesheets của YouTrack hiển thị chức năng theo dõi thời gian làm việc trên từng tác vụ
Với mỗi tác vụ đang làm, tôi đều đảm bảo ghi lại thời gian trực tiếp trong YouTrack. Quá trình này rất đơn giản: chỉ cần mở tác vụ, vào phần thời gian đã dành (spent time), và nhập số giờ hoặc phút tôi đã bỏ ra. Gần đây, tôi đã làm việc trên một bài blog có tiêu đề ‘Các ứng dụng tự host tốt nhất’. Trước khi bắt đầu viết, tôi đã tạo tác vụ trong YouTrack và dựa trên kinh nghiệm với các nội dung tương tự, tôi đặt thời gian ước tính là sáu giờ. Khi tôi làm việc trên bài viết trong vài ngày, tôi ghi lại thời gian hằng ngày để nghiên cứu (hai giờ), soạn thảo nội dung (ba giờ) và chỉnh sửa với hình ảnh (một giờ). Điều tuyệt vời nằm ở các báo cáo. Bất cứ lúc nào, tôi cũng có thể vào menu Timesheets và kiểm tra số giờ tôi đã dành cho một tác vụ cụ thể trong ngày. Nó cung cấp một cái nhìn tổng quan gọn gàng theo tuần và tháng.
Xây dựng cơ sở tri thức: Khởi đầu dự án phong cách
Khởi động dự án đầy phong cách
Trong quy trình làm việc của tôi, việc theo dõi tác vụ thôi là chưa đủ. Tôi còn cần một nơi để lưu trữ tất cả ngữ cảnh, thông tin và tài liệu liên quan. Đó chính xác là những gì tính năng Knowledge base cung cấp, cho phép tôi giữ mọi thứ ở một nơi dễ dàng truy cập.
Giao diện tính năng Knowledge base trong YouTrack để tạo và quản lý cơ sở tri thức dự án
Thay vì phải dựa vào một công cụ quản lý tri thức bên thứ ba, tôi thêm các ghi chú chi tiết hoặc các wiki nhỏ trực tiếp vào YouTrack. Đối với các dự án cá nhân, tôi thường tạo một cơ sở tri thức riêng, phác thảo toàn bộ phạm vi, yêu cầu và bối cảnh.
Mở khóa năng suất hằng ngày
Nhìn chung, YouTrack đã chứng tỏ là một phần quan trọng trong quy trình làm việc của tôi. Khác với nhiều ứng dụng tự host khác, công ty còn cung cấp các ứng dụng gốc trên Android và iOS. Còn chần chừ gì nữa? Hãy trải nghiệm YouTrack ngay hôm nay để quản lý các tác vụ và dự án của bạn một cách chuyên nghiệp! Nếu bạn đang tìm kiếm thêm các ứng dụng tương tự để tăng cường năng suất, hãy khám phá danh sách tổng hợp riêng của chúng tôi.
Biểu tượng YouTrack và nút kêu gọi hành động truy cập trang sản phẩm
